Når lønner det seg å koble systemene sammen?

Mange arbeidsprosesser består av små overføringer. En forespørsel kommer på e-post, et navn legges i et regneark og en oppgave opprettes i et annet system. Hvert steg virker enkelt. Over tid kan summen bli mye dobbeltarbeid.

Se etter gjentakelser med klare regler

En egnet oppgave skjer ofte og følger en forståelig regel. Når et skjema er godkjent, skal en sak opprettes. Når en produktopplysning endres ett sted, skal den oppdateres et annet sted. Jo tydeligere regelen er, desto lettere er det å beskrive en god integrasjon.

Begynn med å følge én oppgave fra start til slutt. Noter hvem som bruker informasjonen, hvilke felt som kopieres og hvor feil vanligvis oppstår. Ta også med unntakene. De forteller ofte mer om behovet enn den vanlige prosessen.

Avklar hvilket system som bestemmer

Hvis den samme kunden finnes flere steder, må dere vite hvilken registrering som er den autoritative. Det gjelder både identifikasjon og oppdatering. To like navn betyr ikke nødvendigvis samme kunde, og en gammel adresse bør ikke overskrive en ny.

Avklar derfor eierskap til feltene før teknikken bygges. Hvem endrer adresse, produktpris eller status? Hvordan kobles postene sammen? Hva skjer når informasjon mangler? Disse valgene er grunnlaget for en stabil dataflyt.

Undersøk mulighetene før dere regner på gevinsten

Et API er et grensesnitt som lar systemer utveksle data. Men tilgang til et API betyr ikke at alle ønskede handlinger er tilgjengelige. Abonnementer, begrensninger, dokumentasjon og leverandørens vilkår kan påvirke oppgaven.

Vurder både etablering og vedlikehold opp mot dagens arbeid. En sjelden oppgave med mange skjønnsmessige vurderinger kan være bedre å løse manuelt. En hyppig overføring med klare regler er ofte mer aktuell å undersøke.

Feil må kunne oppdages og rettes

Planlegg hva som skjer hvis mottakersystemet er utilgjengelig. Skal overføringen forsøkes på nytt? Hvem varsles? Hvordan unngår dere at samme bestilling opprettes flere ganger?

En nyttig løsning gir oversikt over hva som er fullført og hva som venter. Loggen skal inneholde nok til å undersøke en feil, samtidig som unødvendige opplysninger ikke lagres. Det må være tydelig hvem som har ansvar for oppfølgingen.

Start med én sammenhengende flyt

Velg et avgrenset løp som gir merkbar nytte. Test vanlige situasjoner, manglende opplysninger og gjentatte meldinger før dere bygger videre. Dokumenter hvilke systemer som inngår, og hvordan tilganger vedlikeholdes.

På siden om integrasjoner og automatisering kan du prøve en illustrert bestillingsflyt. Hostly-prosjektet viser hvordan en digital kundereise kan omfatte både nettsiden og stegene etter bestilling.

Om forfatteren

Ole Ringe

Web, grafisk design og IT

Ole hjelper bedrifter med nettsider, apper, integrasjoner og IT-drift. Han ser etter oppgavene som kan forenkles, og legger vekt på kontroll, forståelige feilmeldinger og løsninger det er mulig å følge opp.

Bli kjent med oss